Convidados chegando, pessoas para dar atenção, crianças chorando e vários detalhes para se prestar atenção. Organizar festas não é fácil. Imagine ser obrigado a estar atento a cada detalhe ainda conseguir relaxar para curtir o evento com se fosse um convidado? Impossível. Justamente por isso, os pais procuram os Buffets especializados, um local que dá todo o suporte para que o contratante possa ficar tranquilo durante a festa, sem se preocupar, inclusive, com o trabalho pós-evento.
Mesmo tendo profi ssionais e uma estrutura toda preparada para receber festas, muita gente não consegue ‘desligar’ durante a festa e acaba não se divertindo tanto. As empresas de festas infantis, atentas a este comportamento, desenvolvem várias táticas para garantir a satisfação total do cliente no evento que ele contratou. Afi nal, cliente satisfeito é cliente que volta.
Em um primeiro momento, a atenção é com o que é contratado para a festa. Os contratos sempre são muito claros e detalhados para que os pais tenham total conhecimento do que será oferecido. Sempre são destacadas as partes que tem haver com duração do evento, as horas em que o contratante pode usufruir das instalações do Buffet, o tipo de cardápio e todos os itens que serão oferecidos.
As empresas de festas infantis também recomendam a contratação do serviço com três meses de antecedência. Deste modo fica mais fácil acertar agenda, muitos pais querem o dia exato do aniversário ou um dia de fim de semana. Além disso, a escolha antecipada facilita a contratação de serviços terceirizados e dá uma margem maior para corrigir possíveis contratempos que possam acontecer até o dia da festa.
Com tudo já acordado em contrato, os pais já tem segurança sobre o tipo de festa que vão oferecer asua família e amigos. Em geral, os Buffets pedem aos contratantes que cheguem cerca de meia hora antes do horário combinado para o início da festa, para que a família já comece a se ambientar com o Buffet e evita que os convidados cheguem antes do aniversariante. Após a festa, a maioria das empresas tem um tempo de 30 minutos de tolerância para que todo o local seja desocupado.
O roteiro das atrações na festa deve ser traçado com antecedência. Justamente por isso, é importante que os pais avisem o Buffet antes sobre profissionais contratados por fora e que terão participação na festa. Shows, foto lembrança, animações especiais, por exemplo, precisam de espaço para realização de suas atividades. O trabalho destes profissionais deve estar em sincronia com o Buffet para que um não atrapalhe o outro. Deste modo todos poderão completar os serviços contratados junto aos pais.
Particularidades – Claro que nenhuma festa é igual à outra. Atentos a particularidades de cada família, os Buffets trabalham táticas individuais para garantir a diversão dos pais no esperado dia do aniversário. Segundo a proprietária do Buffet Cakky Balaco, Silvia Helena Galvão, além, de todo o planejamento, é importante a presença de uma gerente de festa que lhes transmitam confiabilidade, segurança e que lhes auxiliam em todos os itens planejados para o evento. Essa pessoa e toda equipe deve ser agradabilíssima com os convidados, esbanjar simpatia e auxiliá-los no processo de recepção.
O Cakky Balaco possui um planejamento individual para quem contrata pela primeira vez o serviço. “Nós procuramos dar um atenção mais forte nos primeiros 30 minutos de evento para que a confi ança seja conquistada daqueles clientes mais ansiosos ou que nunca vieram ao Buffet. O público atendido pelo Cakky Balaco é muito exigente e de um padrão social elevado. Geralmente, divertem-se junto à criança. Cada evento é singular e especial, obedecendo a critérios, padrão e planejamento”, observa Silvia.
Lista de convidados – A tranquilidade dos pais também passa por saber exatamente quem vem e, principalmente, quantos virão a festa de seu filho. O planejamento correto deste item crucial de qualquer evento garante uma comemoração bem sucedida. No Buffet Chicabum, é feito um trabalho individualizado para orientar os pais sobre como montar a lista. “Procuramos alertar os pais, principalmente na festa de um ano, já que é a primeira vez que os pais estão fazendo, para contar que alguns possam faltar. Usamos o bom senso também para não extrapolar muito a lista no dia da festa, para não perder a qualidade do serviço. Nossa margem de trabalho é sempre 20% mais do que o cliente contrata. Assim, ele pode contar com essa diferença e a gente orienta baseado na lista, a quantidade certa para o cliente contratar. A qualidade da festa é proporcional ao nível planejamento”, explica a proprietária do Buffet Chicabum, Greice Mantuan Rodrigues.
Ainda segundo Greice, os pais se se sentem a vontade quando a festa possui um roteiro para que tudo saia bem. A atenção do Buffet no decorrer do evento colabora muito para dar mais tranquilidade aos pais. “O aniversariante de um aninho fi ca um pouco irritado durante a festa. Neste caso, a mãe sempre sofre mais, pois, a criança só quer o colo dela. Observo a mãe o tempo todo e procuro deixá-la o mais a vontade possível para que ela possa me acionar a qualquer necessidade”.
Variedade de serviços – A sincronia entre os vários serviços que compõem um evento são essenciais em seu sucesso. A observação de detalhes e habilidade para contornar situações inesperadas completa um mosaico de tarefas que permite aos pais terem um serviço satisfatório. A proprietária do Buffet Pop Kids, Tânia Cristine Chaves, acredita que a comodidade em poder contratar praticamente todos os serviços em um lugar facilita a vida dos pais na hora de tornar realidade o sonho da festa de aniversário de seus fi lhos. “Além das lembrancinhas para crianças, convites e convite virtual, que hoje na correria do dia-a-dia muitos pais procuram, o nosso Buffet tem um cardápio de primeira qualidade, serviços de foto, fi lmagem e lembranças personalizadas. Temos recursos e uma infraestrutura para que os pais não se preocupem em nada com a organização da festa”. A empresária destaca a importância da condução da festa com a comunicação constante entre todos colaboradores. Durante o evento são checados constantemente garçons, monitores e recepcionista para saber a quantidade de pessoas que há na festa, se todos estão sendo bem servidos e, principalmente, se as crianças e o aniversariante estão se divertindo. “Procuro estabelecer um diálogo com o pai e mostrar que a festa está tranquila, demonstrando o quanto a criança e os convidados estão alegres. A conversa entre pais e Buffet é essencial em todos os aspectos”, enfatiza Tânia.